제안서 작성법1(입찰 프로세스, RFP)

이번 포스팅에서는 제안서 작성법(입찰 프로세스, RFP)에 대해 설명하겠습니다. 컨설팅 회사에서 다양한 프로젝트도 수행하지만 프로젝트를 수행 전에 반드시 해야 하는 것이 제안서 작성입니다. 다양한 제안서의 종류가 있겠지만 범위(구매, 인사, 교육, 물류, 전략 등)만 다를 뿐 제안내용, 운영, 제안사 회사소개 등 기본 프레임은 동일합니다.

 

왜냐하면 발주를 하는 회사/공공기관 입장에서는 '어떤 내용(전략, 방법 등)으로 프로젝트를 수행할 것인지', '어떻게 이것을 운영할 것인지' 그리고 '이 프로젝트를 이 업체가 잘 운영할 수 있는지'에 대해서 궁금하기 때문입니다. 이번 포스팅에서는 제안서와 관련한 입찰 프로세스와 RFP에 대해서 소개해 드리겠습니다.

 

제안 입찰의 프로세스

보통 입찰의 주체는 기업과 공공기관입니다.

• 기업의 경우 기업마다 프로세스가 다르기에 일률적으로 말씀드리기는 어렵습니다.
  다만, 발주 부서(인사, 구매 등)가 RFP를 각 업체별로 송부하고 마감 기한에 발주 부서로 제안서를 제출하거나 아니면 구매팀으로 제출하기도 합니다. 그리고 제안 PT후 업체를 확정하지만, 사전에 제안서를 검토하기에 어느 정도 관심 업체가 확정되어 있습니다. 그렇기에 제안서를 정성스럽게 작성하는 것이 필요합니다. 
  
  
• 공공기관의 경우는 '용역 입찰공고'라고 정식 명칭을 사용하며, 모든 입찰은 '나라장터'에서 관리를 합니다.
  예를 들어, 분당서울대학교병원이 전사원 교육을 한다고 하면 담당자는 제안요청서, 과업지시서, 용역 계약체결 기준, 입찰안내서, 용역도급계약서 등 관련 내용을 정리하여 나라장터 입찰공고에 올리게 됩니다. 하지만 2,000만 원 미만은 수의계약이 가능한 것으로 알고 있습니다.

공공기관 용역 입찰 공고 프로세스입니다. 기업도 거의 비슷한 프로세스로 진행됩니다

 

업체는 입찰공고를 보고 입찰서(우리는 여기에 참여하겠다는 의향 표시)와 제안서를 제출하게 됩니다. 이렇게 일정 기간 내 제출을 하면 특정날에 제안심사(보통 프레젠테이션)를 하고 제안내용과 비용 등을 고려하여 업체를 선정하게 됩니다. 선정 후에는 비용, 운영 등과 관련된 사항들을 협상하고 계약서를 체결합니다.

 

 

RFP(Request for Proposal)

보통 회사에서는 프로젝트의 전체적인 기획을 하게 됩니다. 그리고 이렇게 기획한 내용을 정리하여 업체들에게 전달하게 되는데 이를 RFP라고 합니다. 여기서는 2023년 한국수력원자력 리더십 코칭 용역에 대한 RFP를 중심으로 간단하게 설명드리겠습니다. 무려 38페이지입니다.

 

1. 용역개요

용역명, 배경, 목적, 기간, 예산, 계약방법, 대상 및 수행 내용이 요약되어 포함되어 있습니다. 제안서를 작성하는 입장에서 가장 눈여겨볼 내용은 수행 내역이며, 이 RFP에서는 내용이 거의 정해져 있기에 다른 업체와 차이점을 주기 위해 많은 고민을 해야 합니다. 

입찰개요에서는 용역 수행 내역 정도만 보셔도 됩니다

 

2. 제안요청 내용

각 과업마다 세부적인 내용이 작성되어 있습니다. 인원, 방식, 결과보고서 제출/내용, 교육방법으로 디테일하게 작성되어 있어 좋은 점도 있지만, 제안서를 작성하는 입장에서는 2가지 고민을 하게 됩니다. 이미 특정업체와 이야기가 되어 있어 들러리가 되는 건 아닌지, 어떤 차이점을 어떻게 보여줄 것인지...

과업 내역에 대한 세부적인 내용이 나옵니다

 

 

3. 우선협상대상자 선정방법 등

입찰방식, 입찰서류 제출 방법, 평가방법 및 낙찰자 결정, 평가기준에 대한 부분으로 주의깊게 살펴보아야 합니다. 공공기관의 경우, 평가 배분은 기술능력평가(80%) + 입찰가격평가(20%)로 거의 고정되어 있으며 세부적인 평가기준에 따라 제안서를 작성해야 합니다. 며칠을 밤새며 제안서를 작성했지만 가격평가에 밀려 탈락했던 적이 여러 번 있습니다.

세부적인 평가 기준이 있기에 잘 살펴보아야 합니다

 

4. 제안서 작성

여기서는 제안서 작성 가이드라인이 포함되어 있습니다. 이렇게 가이드라인이 있는 경우도 있지만 없는 경우도 많습니다. 기업의 경우는 가이드라인이 조금 자유로운 편이지만 가끔 PPT페이지 제한을 하는 경우도 있습니다. 예전 모 자동차회사에서는 분량은 50페이지로 제안했습니다. 목차가 있는 경우에는 반드시 목차대로 작성을 해야 하며 제안 내용과 함께 제안서를 작성하는 동안 가장 많이 보게 되는 페이지입니다. 그 밖에 산출물 등의 내용이 포함됩니다.

평가를 하기 쉽도록 제안 목차에 따라 작성을 해야합니다

 

 

5. 관련 서식

공공기관에서는 제안서 외 제출서류에 대한 서식을 지정합니다. 주어진 서식대로 작성하면 되지만 서식의 양이 만만치 않기에 시간이 오래 걸립니다.

제안서 외 제출해야 하는 서식을 제시합니다

 

6. 정보보안 계약특수조건

보안사항에 관한 것으로 기본적으로 과업 수행 중 알게된 사실에 대해서 이용하거나 노출해서는 안된다는 내용입니다. 한 번 읽어보시면 됩니다.

보안사항에 대한 부분입니다

 

이상 입찰 프로세스와 RFP 구성에 대해서 설명드렸습니다. 다음 포스팅에서는 제안서를 작성했던 사례와 PPT작성방법에 대해 소개해 드리겠습니다.

감사합니다.

[PPT무료템플릿] 제안서 작성법2(목차, 개요)