[PPT무료템플릿] 차년도 업무 계획 배경 작성하기

기획서를 작성할 때 예전이나 지금이나 어려운 것이 배경입니다. 어떤 배경으로 시작할지에 따라서 윗분들이 관심 있게 볼지 아니면 대충 볼지가 결정되기 때문입니다. 그래서 기획서 작성 시 배경에 상당 시간을 소모하기도 합니다.

 

기획서 배경 작성의 필요성 및 작성 방법

어떤 분들은 배경이 중요하지 않다고 말하실지도 모르겠지만, 이야기의 흐름이 있는 문서와 이야기의 흐름이 없는 문서는 결론을 이끌어내는 설득력의 차이가 크다고 할 수 있습니다. 또한 윗분이 지시한 기획서의 경우 배경에서 윗분의 지시 내용이 적합하다는 당위성도 포함해야 하기 때문에 신경이 쓰이지 않을 수 없습니다. 

 

예를 들어, 윗분이 우리 회사 조직문화를 변화시키기 위한 기획서를 지시한다고 할 때, 배경에는 '당신이 조직문화를 변화시키는 것은 시대적 상황과 구성원의 니즈에 적합하다' 등의 내용을 포함하여 배경을 작성하는 것이 필요합니다. '당신의 말이 맞다'... 윗분이 보든 안보든 우리는 직장인이니까...

일부 회사에서는 위와 같은 배경은 제외하는 회사도 있습니다. 배경은 회사의 내부 상황에 따라 다르기 때문에 반드시 작성해야 하는 것은 아니지만 아직 많은 회사들에서 요구하고 있기에 알아두시는 것이 좋습니다. 

 

1. 기존의 것을 보완할 때의 배경(당해연도 분석을 통한 배경 작성하기)

대부분의 기획서에서 많이 사용하는 배경입니다. '올 한 해의 의미 있는 데이터를 수집/분석하여 시사점을 도출하고 이를 통해 내년에는 어떤 방향성을 가지고 이런 과제들을 실시하겠다'의 스토리를 만들기 위한 배경입니다. 그렇기 때문에 배경에는 의미 있는 데이터를 분석하여 제시하여야 합니다. 인사의 경우, 채용(입사자/퇴사자, 구성원 VOC 등), 평가/보상(평가결과, 보상범위 등), 교육(교육시간, 비용 등)의 데이터를 사용할 수 있습니다. 

 

여기서 중요한 것은 정량적인 데이터를 사용하는 것입니다.

정량적 데이터를 사용할 경우 수치상 변화를 한 눈에 볼 수 있기 때문에 이해가 쉽고 설득하기 용이합니다. 또한 직전년도 등 다양한 데이터와 비교도 가능하고 이를 그래프 등으로 표현할 수도 있습니다. 이러한 장점 외 더 중요한 장점은 데이터 간 분석을 통해 어떤 요인이 이러한 결과(ex. 입/퇴사자 수)에 영향을 주었는지도 파악할 수 있습니다. 실질적으로 정량적인 데이터를 사용하는 이유이기도 합니다. 그래서 최근에 일부 부서 채용의 경우 빅데이터 분석(R, 파이썬 등) 툴 사용자에 대한 우대조건이 붙기도 합니다. 저는 SPSS를 공부하고 사회조사분석사 자격증을 취득하면서 이러한 통계를 공부한 적도 있었고, 데이터 분석 툴인 파이썬도 공부한 적이 있습니다. 하지만 예전 회사에서 퇴사를 하면서 더 이상 공부하지는 않습니다. 그리고 아마... 제 생각에는 그렇게 회사에서 사용할 기회는 많이 없을 것 같습니다. 왜냐하면 우리에게는 엑셀이 있으니까요...

 

이렇게 정량적 데이터를 분석하고 이를 그래프 등으로 표현하고 나서 시사점을 도출해야 합니다. 하지만 많은 분들이 시사점을 데이터 값 그대로 설명하는 경우를 볼 수 있는데 시사점은 사실을 있는 그대로 기술하는 것이 아닙니다. 시사점은 예를 들어, 작년보다 퇴사율이 OO% 감소라고 작성하는 것이 아니라 OO% 감소가 어떤 이유 때문에 그런 것인지, OO% 감소를 통해 어떤 점이 변화되었는지, 어떤 요인이 영향일 미쳤는지 등이 일반적으로 생각할 수 있는 시사점입니다. 이렇게 데이터를 분석하고 시사점을 작성하여 방향성을 잡을 수 있습니다. 

 

2. 새로운 것을 시도할 때의 배경(다른 키워드의 접목)

인사팀은 보통 위와 같은 배경을 많이 사용합니다. 하지만 인사팀장님의 의지에 따라 새로운 접근을 시도하는 경우도 있습니다. 예전에 컨설팅을 통해 신 인사제도를 도입하였고 이를 유지/보수하면서 잘 운영해 왔으나 회사가 커지고 MZ세대가 전체 구성원의 50%이상이 되면서 새로운 인사(HR)제도 도입이 필요해졌습니다. 이에 '조직문화'라는 키워드를 추가하여 전체적인 제도를 수정/보완하고자 하였고 이를 차년도 업무계획에 녹여서 보고하고자 하셨습니다.(녹여서라는 용어는 화학적 결합 같은 의미이며, 포함하여라고 한다면 물리적 결합 느낌으로 이해하면 좋을 듯합니다. 

 

그렇기 때문에 배경에는 '조직문화'라는 키워드가 자연스럽게 나올 수 있도록 작성해야 합니다. 그렇다고 해서 최근 MZ세대를 위한 조직문화로 개편하는 것이 트렌드이다라고 배경을 작성하면 안됩니다. 설득력이 없고 윗분이 생각하기에는 깊게 고민하지 않는다고 생각할 수 있습니다. 또한 배경에서는 위에서 설명한 것처럼 윗분을 설득하는 것이기 때문에 'OO님의 아이디어/방향은 정말 좋고, 이것만 더 하면 정말 잘하실 겁니다'라는 뉘앙스를 주어야 합니다. 이런 모든 것들을 고려해야 하기 때문에 배경을 작성하는 것이 어렵습니다.

 

 

차년도 업무계획 배경 작성하기

첫 페이지에서는 일반적인 내용인 조직에서 성과를 내기 위한 요인으로 접근을 했습니다. 일반적으로는 인사는 '돈'을 쓰는 부서라는 인식이 있기 때문에 일부러 시작을 성과라는 단어로 시작하였습니다. 조직의 성과요인은 경영학의 기본서나 구글에서 검색을 하면 바로 찾을 수 있습니다. 그리고 이러한 것들을 묶어서 3가지 성과 요인으로 재분류하였고, 이를 통해 '조직문화'라는 키워드를 도출하였습니다. 그리고 3가지 요인이 상호 연계를 통해 성과가 극대화한다는 내용으로 장표를 마무리하였습니다.

일반적인 배경 작성

여기서 중요한 것은 이 장표를 만드는 PPT 방법/스킬을 아는 것이 아닌 이 내용을 찾고 구성하여 본인이 원하는 흐름을 만드는 것이 중요합니다. 

 

그리고 다음으로 일반적인 내용이 아닌 회사 차원에서의 성과요인으로 포커스를 맞춰 작성하였습니다. 앞쪽에 도출한 3가지 용인이 현재 우리회사에서 어떻게 적용되고 실행되었는지 보여주었습니다. 그래서 회사의 전략이나, 매출, 투자 등을 평소에 알고 있는 것이 기획서 작성에 많은 도움이 됩니다. 3가지 요인 중 첫 번째, 두 번째 요인은 지속적으로 실행되었으나 세 번째는 변화 없었다는 것을 강조하였습니다. 이를 통해 '조직문화'가 우리 회사에서 필요하다는 것을 다시 인식시켰습니다. 

회사 상황을 고려한 배경 작성

여기서 색은 템플릿의 배경 색에 따라 맞춰 사용하시면 좋습니다. 색 사용은 예나 지금이나 정말 어렵습니다.

이상 업무계획의 배경을 작성하는 방법에 대해서 설명드렸습니다. 도식 자체가 어렵지 않기 때문에 별도로 PPT를 만드는 스킬/방법은 설명하지 않겠습니다.

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감사합니다.