파워포인트(PPT)에 대한 이런저런 생각

파워포인트(PPT)를 정말 사용한지 20년이 넘었습니다.
대학교에 들어가서 처음 사용해 보고 회사를 다니면서 본격적으로 사용하였습니다. 저에게 파워포인트는 애증의 관계인 것 같습니다. 밥을 먹고 살게하는 이유이기도 하고 머리를 아프게하는 원흉이기도 합니다. 그래서 이번 포스팅에서는 파워포인트(PPT)에 대한 이런저런 생각들을 작성해 보고자 합니다.

파워포인트를 사용하는 이유

이번 포스팅에서는 파워포인트(PPT)에 대한 이런저런 생각 에 대해 작성하겠습니다.

 

회사에서 하는 거의 모든 일은 기획과 보고의 과정을 거칩니다.
그게 영업이든, 인사든, 물류든, 연구개발이든, 게임개발이든, 아트든 직무와 관계없이 대부분 보고는 파워포인트를 사용합니다.

컨설팅에서 파워포인트를 잘 사용하지 않는 곳은 공공기관(보통 한글 문서를 많이 사용합니다) 외에 일반 기업에서는 파워포인트를 사용합니다. 컨설팅 이후 제조업과 IT기업에도 근무를 해보았는데 파워포인트를 사용하지 않는 조직을 본 적이 없습니다.
특히 기획과 보고는 설득과 설명을 위한 것이기에 형식에 구애가 조금 덜한 파워포인트를 사용합니다

 

파워포인트는 스트레스가 심합니다.
내가 받은 디렉션은 '한 줄'인데 담당자인 나는 이 한 줄로 '한 장의 페이지' or '하나의 문서'를 완성해야 하니까요.
그러다 보니 사람들은 레이아웃이 멋지거나, 예쁘거나, 있어 보이는 파워포인트를 만들기 위해 많은 시간을 소비하게 됩니다. 그래서 인스타그램이나 블로그를 보다 보면 '우~와~!'하는 파워포인트 디자인들을 본 적이 있습니다.

 

저도 팔로잉을 하고 가끔씩 올라오는 팁들과 디자인, 색감들을 보긴 하지만 단 한 번도 따라 해본 적은 없습니다. 왜냐하면 제가 사용하는 PPT의 레이아웃과 형식, 색감이 다르기 때문입니다. 그렇기 때문에 우리는 파워포인트를 효율적으로 사용하는 것이 필요합니다.

 

컨설팅, 기업에서  기획서, 보고서, 제안서를 써왔지만 감히 엄두가 나지 않습니다.

그래서 저는 네모, 세도, 동그라미 등 단순한 도형으로 효율화하여 파워포인트를 만들고 있습니다. 심심해 질 수도 있지만 네모, 세모, 동그라미를 배치만 잘해도 보다 가시적이고 깔끔한 파워포인트를 만들 수 있습니다. 이렇게 만드는 이유는 우리는 회사에서 더 다양한 일을 해야 하니까요.

 

파워포인트 장점이 많이 있습니다.

보고하는 사람이나 보고 받는 사람 모두 이미지가 있고, 이미지에 설명이 있고, 긴 글을 읽을 필요가 없기에 편합니다.

또한 내가 하고자 하는 내용에 적합한 파워포인트 템플릿이 있다면 빨리 작업할 수 있습니다. 다만 인터넷 검색을 하다가 수백장이 넘는 아주 예쁜 템플릿을 발견하더라도 바로 사용할 수는 없습니다.

 

여기서 파워포인트의 단점이 있습니다. 만들어 둔 파워포인트도 다른 기획서, 보고서에 사용하려면 또 다시 편집을 해야 합니다. 예전에 컨설팅 회사에서 표준화를 하려고 노력했던 적이 있으나 최종적으로 불가능하다는 결론을 내렸습니다. 

 

아무튼 파워포인트는 회사에서 일하는 직장인은 알고 있어야 합니다.

 

파워포인트 '기획 - 자료 - 도식화'

파워포인트를 만들면서 느낀 것은 어떻게 기획할지, 어떤 자료를 찾아서 사용할지, 그리고 자료를 어떻게 도식화할지 크게 3가지인 것 같습니다. 

 

1. 기획하기

이 부분은 할 때마다 어렵고 힙듭니다.

도입을 어떻게 할지, 어떤 흐름으로 할지, 어떤 내용을 포함시킬지 이 모든 것들을 고민해야 합니다. 기획을 해보지 않은 사람들은 최종 결과만 보고 '나라면 이런 내용을 넣겠다', '이런 것도 생각 못했냐?'와 같이 피드백을 합니다. 그럴 때 살짝 화가 나지만.. 직장인이니까요. 그런 말을 해주고 싶습니다. "한 번 만들어 봐!"

2. 자료 구하기

어느 정도 내용, 구성, 방향을 잡고 나면 관련 자료를 구하게 됩니다.

보통 기획을 할 때 자료를 같이 찾기 때문에 어느 정도 자료는 있는 상황에서 추가로 자료를 구하게 됩니다. 왜냐하면 본인이 생각한 방향에 적합한 자료, 논리를 정확하게 백업하는 자료를 찾는 게 어렵기 때문입니다. 자료는 많으면 많을수록 복잡해지기 때문에 다양한 자료를 찾아두고 핵심적인 내용만을 추려서 정리하는 게 필요합니다.

 

3. 파워포인트 템플릿/도식화

아마 이 부분이 가장 스트레스 받고 힘든 부분이 아닐까 생각합니다. 찾은 자료의 글들을 더 잘 보이게 도형으로 보여줘야 하니까요. 쉽지 않습니다. 자료를 찾아서 PPT에 배치를 했는데 허전한 기분이 들고, 부족한 느낌이 들고 완성되지 않은 느낌이 들게 됩니다.  아직 한 장을 만들기 위해 여러 장을 만들고 지우고 있지만 제가 경험했던 것들을 한번 적어보려고 합니다. 그리고 PPT도 첨부하려고 합니다. 

기획 ppt와 프레젠테이션 ppt는 다릅니다.여유가 되면 둘 다 다뤄보겠습니다.

 

 

PPT 작성에 고민이 있으신 분, 회사에서 기획 업무를 시작하시는 분이 보면 조금 도움이 되지 않을까 생각합니다.

제가 소개하는 PPT의 PPT무료템플릿은 제 블로그에 있습니다.

 

감사합니다.

 

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